LexmarkCanon Konica Konica Platinum

Oferta

SmartArchive

Sprytny system elektronicznego archiwizowania

SmartArchive to przejrzysty system elektronicznego archiwizowania dokumentów, stworzony w polskim oddziale Konica Minolta Business Solutions. Prosta w obsłudze aplikacja skutecznie pozwala zastąpić system szaf, pudeł i segregatorów. W efektywny sposób pomaga gromadzić, przechowywać i wyszukiwać dokumenty.

Każdy plik opisany jest według szablonu dokumentu, czyli zestawu pól, które trzeba wypełnić podczas dodawania go do archiwum. Szablony pozwalają na ujednolicenie opisów i struktury archiwum oraz dopasowanie jej do potrzeb firmy – np. każdą archiwizowaną fakturę pracownik musi opisać datą, numerem klienta, nazwą i kwotą. Dokumenty można wyszukiwać na podstawie nazwy lub informacji zawartych w polach szablonu.

SmartArchive, podczas dodawania plików, zarówno z urządzenia wielofunkcyjnego, jak i komputera, wykorzystuje technologię rozpoznawania znaków (OCR). Umożliwia to prowadzenie archiwum w postaci plików edytowalnych – Word, Excel i przeszukiwalnego PDF. Pozwala też przesłać edytowalny plik na skrzynkę e-mail lub do folderu sieciowego, jeżeli chcemy na nim pracować bez archiwizacji.

Kluczowe funkcje

  • Określanie struktury archiwum
    Struktura archiwum określona jest za pomocą szablonów dokumentów, dodawanych przez administratora lub kierownika działu. Szablon określa, jakimi informacjami musi być opisany dokument – np. numerem dokumentu, datą wpłynięcia czy nazwą kontrahenta. Pole szablonu może być nieobowiązkowe. Szablon jest też nośnikiem informacji o uprawnieniach – np. do szablonu „Umowa o pracę” i dokumentów dodanych przy jego użyciu, dostęp może mieć tylko Dział Kadr i Zarząd. Podobnie Dział Logistyki jako jedyny może mieć dostęp do dokumentów przewozowych. SmartArchive pozwala na synchronizację użytkowników z lokalną bazą danych lub Active Directory.

  • Dodawanie dokumentów do archiwum
    Skanowane dokumenty opisywane są na panelu urządzenia wielofunkcyjnego. Wybór szablonu automatycznie definiuje pola, które trzeba wypełnić. Korzystając z panelu wybiera się również format pliku – Word, Excel, przeszukiwalny PDF lub TIFF. Dodawanie i opisywanie dokumentów z dysku komputera odbywa się poprzez panel dostępny przez przeglądarkę internetową. Dostępna jest opcja konwersji OCR dla plików graficznych i PDF.

  • Przeszukiwanie archiwum
    Wyszukiwanie podstawowe umożliwia przeglądanie dokumentów według szablonów lub odnalezienie ich po fragmencie nazwy. Zaawansowany tryb pozwala na wyszukiwanie dokumentów według informacji podanych w polach szablonu – np. faktury z danego okresu lub od określonego kontrahenta. Skutecznie odszukany dokument możemy pobrać na dysk komputera.

  • Praca z dokumentem
    Z poziomu panelu urządzenia wielofunkcyjnego, możemy również wybrać opcję „Pracuję z dokumentem”. Pozwala to za zeskanowanie arkuszy dokumentów i przesłanie ich na skrzynkę pocztową lub folder sieciowy w formacie Word, Excel lub przeszukiwalny PDF.

Korzyści

  • Szybki i łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów – wyszukiwanie proste i zaawansowane

  • Oszczędność czasu – archiwizacji, wyszukiwania i przepisywania dokumentów

  • Bezpieczeństwo informacji – kontrola dostępu do dokumentów

  • Oszczędność powierzchni biurowej – papierowe archiwum można przenieść w mniej uczęszczane miejsce

  • Prostota obsługi – program jest intuicyjny i nie wymaga specjalistycznej wiedzy