Zwiększenie wydajności rozwiązań do produkcji i zarządzania dokumentami.
Technologie biurowe rozwinęły się, a potrzeby użytkowników uległy zmianie. Znaczna część współczesnego środowiska drukarskiego to mieszanina urządzeń służących do drukowania, obrazowania i faksowania, które nie są zarządzane ani serwisowane, co uniemożliwia dotrzymanie kroku dzisiejszemu światowi biznesu.
Optimized Print Services (OPS) firmy Konica Minolta łączą doradztwo, sprzęt, wdrażanie oprogramowania i zarządzanie obiegiem w celu obniżenia kosztów przetwarzania dokumentów.
Koncepcja OPS skupia się na czterech kluczowych obszarach:
Urządzenia: Właściwe dopasowanie liczby i rodzaju urządzeń drukujących do potrzeb przedsiębiorstwa, świadczenie w optymalny sposób wsparcia dotyczącego procesów biznesowych i urządzeń oraz zapewnienie trwałej optymalizacji — uwzględniającego minimalizację TCO i negatywnego wpływu na środowisko naturalne.
Proces: Analizowanie obiegu wszystkich dokumentów związanych z działalnością firmy w celu zwiększenia wydajności pracowników, wypracowania oszczędności oraz zaprojektowania i obsługi rozwiązania, które dokładnie odpowiada rzeczywistym wymaganiom.
Finanse: Oferowanie różnych możliwości zakupu i leasingu oraz zróżnicowanych rodzajów umów, a także integrowanie już zawartych umów w ramach jednego, przejrzystego planu finansowego.
Bezpieczeństwo: Opracowywanie i wdrażanie rozwiązań z dziedziny bezpieczeństwa informatycznego i bezpieczeństwa informacji — od uwierzytelniania użytkowników, poprzez likwidację urządzeń w sposób zapewniający poufność danych na dyskach twardych, do rozbudowanych zabezpieczeń sieciowych.
Wszystkie udoskonalenia wynikające z realizacji procesu konsultacji oferowanego w ramach Optimized Print Services są wynikiem zastosowania własnej metodologii badań i profesjonalnych narzędzi analitycznych. Każdy z etapów przeprowadzanych konsultacji staramy się uczynić zrozumiałym dla klienta — aż do opracowania dostosowanego do jego potrzeb rozwiązania.
Zbieranie danych: Identyfikowanie (przy użyciu oprogramowania) obecnych zasobów związanych z drukowaniem oraz dokładne monitorowanie schematów bieżącego wykorzystania i liczby wykonywanych wydruków. Rozmowy z użytkownikami, pozwalające poznać szczegóły obiegu dokumentów, indywidualne potrzeby oraz wymagania dotyczące oczekiwanego poziomu jakości usług.
Analiza. Dokładne obliczenie całkowitego kosztu użytkowania i porównanie go ze średnimi kosztami na rynku. Szczegółowa analiza potrzebnych i zalecanych rozwiązań związanych z drukowaniem, które wspomogą realizację procesów biznesowych.
Optymalizacja. Opracowanie środowiska drukarskiego, które pasuje do potrzeb biznesowych każdej organizacji przez analitykę i wizualizację za pomocą wszechstronnych planów.
Optimized Print Services to coś więcej niż tylko zainstalowanie nowego urządzenia drukującego. Umożliwiają one również zarządzanie zmianami w zakresie oczekiwanym przez klienta. Obejmują zarządzanie konkretnym projektem w zgodzie z uznanymi standardami oraz wspieranie odpowiedniego udziału interesariuszy i użytkowników. Firmy odnoszą korzyści dzięki dobrej, bezpośredniej organizacji oraz doświadczeniu rynkowego lidera.
Projekt: Wydzielone zasoby do zarządzania projektem, zorganizowany i sterowany od początku do zakończenia proces, plan projektu i regularne sprawozdania z postępów.
Zmiana: Dostarczenie wszystkich produktów, licencji i materiałów eksploatacyjnych na wstępnie uzgodniony okres, w którym firma Konica Minolta zapewni doradztwo techniczne i zdalną pomoc. Zarządzanie wdrożeniem, gdy jest to właściwe ze względu na wielkość projektu.
Informacje i szkolenia: Dostarczenie szczegółowej dokumentacji przeznaczonej dla użytkowników i administratorów. Standardowe lub spersonalizowane wewnętrzne materiały promocyjne i spotkania. Dostosowane do potrzeb szkolenia dla najważniejszych użytkowników i pracowników wewnętrznej pomocy technicznej.
Po przetestowaniu i przygotowaniu nowej infrastruktury urządzeń drukujących Optimized Print Services umożliwiają korzystanie ze skalowalnego zestawu usług służących do zarządzania infrastrukturą i jej użytkowania. Po dostosowaniu do indywidualnych wymagań mogą one uzupełniać dotychczasowe usługi informatyczne lub w pełni je zastąpić.
Serwis i pomoc techniczna: Aktywny serwis (zdalny i na miejscu), automatyczne dostarczanie materiałów eksploatacyjnych i części zamiennych.
Monitoring: Ciągły nadzór nad wszystkimi urządzeniami sieciowymi i podłączonymi lokalnie, obejmujący monitorowanie poziomu wykorzystania urządzeń, ich statusu i alertów.
Zarządzanie: Regularne sprawozdania dla kierownictwa, regularne spotkania zespołów kontrolnych oraz aktywne poszukiwanie i proponowanie dalszych udoskonaleń i optymalizacji.
Urządzenia: