SmartArchive

Sprytny system elektronicznego archiwizowania

SmartArchive to przejrzysty system elektronicznego archiwizowania dokumentów, stworzony w polskim oddziale Konica Minolta Business Solutions. Prosta w obsłudze aplikacja skutecznie pozwala zastąpić system szaf, pudeł i segregatorów. W efektywny sposób pomaga gromadzić, przechowywać i wyszukiwać dokumenty.

Każdy plik opisany jest według szablonu dokumentu, czyli zestawu pól, które trzeba wypełnić podczas dodawania go do archiwum. Szablony pozwalają na ujednolicenie opisów i struktury archiwum oraz dopasowanie jej do potrzeb firmy – np. każdą archiwizowaną fakturę pracownik musi opisać datą, numerem klienta, nazwą i kwotą. Dokumenty można wyszukiwać na podstawie nazwy lub informacji zawartych w polach szablonu.

SmartArchive, podczas dodawania plików, zarówno z urządzenia wielofunkcyjnego, jak i komputera, wykorzystuje technologię rozpoznawania znaków (OCR). Umożliwia to prowadzenie archiwum w postaci plików edytowalnych – Word, Excel i przeszukiwalnego PDF. Pozwala też przesłać edytowalny plik na skrzynkę e-mail lub do folderu sieciowego, jeżeli chcemy na nim pracować bez archiwizacji.

Kluczowe funkcje

Określanie struktury archiwum
Struktura archiwum określona jest za pomocą szablonów dokumentów, dodawanych przez administratora lub kierownika działu. Szablon określa, jakimi informacjami musi być opisany dokument – np. numerem dokumentu, datą wpłynięcia czy nazwą kontrahenta. Pole szablonu może być nieobowiązkowe. Szablon jest też nośnikiem informacji o uprawnieniach – np. do szablonu „Umowa o pracę” i dokumentów dodanych przy jego użyciu, dostęp może mieć tylko Dział Kadr i Zarząd. Podobnie Dział Logistyki jako jedyny może mieć dostęp do dokumentów przewozowych. SmartArchive pozwala na synchronizację użytkowników z lokalną bazą danych lub Active Directory.
Dodawanie dokumentów do archiwum
Skanowane dokumenty opisywane są na panelu urządzenia wielofunkcyjnego. Wybór szablonu automatycznie definiuje pola, które trzeba wypełnić. Korzystając z panelu wybiera się również format pliku – Word, Excel, przeszukiwalny PDF lub TIFF. Dodawanie i opisywanie dokumentów z dysku komputera odbywa się poprzez panel dostępny przez przeglądarkę internetową. Dostępna jest opcja konwersji OCR dla plików graficznych i PDF.
Przeszukiwanie archiwum
Wyszukiwanie podstawowe umożliwia przeglądanie dokumentów według szablonów lub odnalezienie ich po fragmencie nazwy. Zaawansowany tryb pozwala na wyszukiwanie dokumentów według informacji podanych w polach szablonu – np. faktury z danego okresu lub od określonego kontrahenta. Skutecznie odszukany dokument możemy pobrać na dysk komputera.
Praca z dokumentem
Z poziomu panelu urządzenia wielofunkcyjnego, możemy również wybrać opcję „Pracuję z dokumentem”. Pozwala to za zeskanowanie arkuszy dokumentów i przesłanie ich na skrzynkę pocztową lub folder sieciowy w formacie Word, Excel lub przeszukiwalny PDF.

Korzyści

Szybki i łatwy dostęp do potrzebnych dokumentów – wyszukiwanie proste i zaawansowane
Oszczędność czasu – archiwizacji, wyszukiwania i przepisywania dokumentów
Bezpieczeństwo informacji – kontrola dostępu do dokumentów
Oszczędność powierzchni biurowej – papierowe archiwum można przenieść w mniej uczęszczane miejsce
Prostota obsługi – program jest intuicyjny i nie wymaga specjalistycznej wiedzy